AVG

Privacy-bescherming van cliënten conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG 25-05-2018)

  • De mediator heeft partijen geïnformeerd dat het voor het werk van de mediator noodzakelijk is te beschikken over persoonsgegevens van cliënten.
  • De mediator heeft partijen uitgelegd om welke persoonsgegevens het gaat en waarom de mediator deze nodig heeft.
  • De lijst van de benodigde persoonsgegevens is als bijlage aan dit addendum gehecht en maakt daarvan integraal onderdeel uit.
  • Partijen stemmen ermee in dat de door hen aan de mediator verstrekte persoonsgegevens worden bewaard in een afzonderlijk dossier dat ten behoeve van de kwestie wordt aangemaakt en dat telkens wordt opgeborgen in een afsluitbare kast, zich bevindend in een, niet voor derden toegankelijke, afgesloten ruimte in gebruik bij de mediator.
  • Partijen aanvaarden dat hun persoonsgegevens, opgeslagen in hun dossier, net zo lang bewaard zullen worden, als de Mediatorsfederatie Nederland (MfN) verlangt van de in haar register opgenomen mediators.
  • De computers, harde schijven en andere media, waar persoonsgegevens van cliënten zijn opgeslagen, zijn uitsluitend toegankelijk met een toegangscode die alleen de mediator aan wie de hardware toebehoort, bekend is.
  • Alle documenten die persoonsgegevens van cliënten bevatten en die niet in het persoonlijk dossier worden bewaard, zullen terstond worden vernietigd.
  • Partijen zijn zelf verantwoordelijk voor de juistheid van hun persoonsgegevens, zoals deze worden vermeld in door de mediator op te stellen documenten.
  • Partijen zijn door de mediator geïnformeerd dat zich in het dossier inzake hun kwestie, privacy gevoelige informatie kan bevinden, die een partij op een gegeven moment in vertrouwen aan de mediator heeft verstrekt en zien derhalve af van hun recht op inzage van dit dossier.
  • De mediator zal de door partijen verstrekte persoonsgegevens nimmer aan derden ter beschikking stellen, ook niet op verzoek van één der partijen of van beide partijen, anders dan vermeld in, door beide partijen ondertekende, documenten bestemd voor advocaat en/of rechtbank.
  • Zodra sprake is van een datalek waarbij de bescherming van de privacy van cliënten gevaar kan lopen, zullen cliënten daarvan onverwijld door de mediator op de hoogte worden gesteld en geïnformeerd worden over eventuele gevolgen, wanneer en hoe het lek weer is gedicht en hoe herhaling van een lek in de toekomst zal worden voorkomen.
  • Partijen geven de mediator toestemming de kwestie eventueel (geanonimiseerd) te bespreken met collega’s MfN registermediators met inachtneming van het bepaalde in arikel 6 van de Gedragsregels voor de MfN-registermediator met betrekking tot geheimhoudingsplicht.
  • Voor het overige zijn de bepalingen betreffende geheimhouding en vertrouwelijkheid, zoals vermeld in artikel 7 van het MfN-Mediationreglement en artikel 6 van de Gedragsregels voor de MfN-registermediator onverminderd van toepassing.